Rivalno: 2014

NAMA : RIVALNO

NPM : 26212494

KELAS : 3 EB 12

2. Surat Menyurat

A. Pengertian Surat Menyurat

Pengertian Surat

Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :

Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

B. Jenis-Jenis Surat

i. Berdasarkan Wujud Surat

1. Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.

2. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

3. Telegram

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.

4. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

ii. Berdasarkan Pembuatan Surat

1. Surat Pribadi

Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.

2. Surat Resmi

Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

iii. Berdasarkan Pesan Surat

1. Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.

2. Surat Setengah Resmi

Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.

3. Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau

pesanan barang.

5. Surat Dinas

Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.

6. Surat Pengantar

Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

iv. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1. Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.

2. Surat Rahasia

Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

3. Surat Konfidensial

Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

4. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

v. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

1. Memorandum/ Memo

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.

2. Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

3. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

vi. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1. Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

2. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.

3. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

vii. Berdasarkan Penyelesaian Surat

1. Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

2. Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

3. Surat Biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

viii. Berdasarkan Pengertian Umum

1. Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.

2. Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.

3. Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

C. Cara Membuat Surat

i. Surat Resmi

1. Kepala Surat

Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:

· Nama instansi atau lembaga.

· Lambang atau logo instansi atau lembaga.

· Alamat.

· Kode surat.

· Nomor telepon; nomor faksimile.

· Kode Pos.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat.

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.

· Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.

· Memudahkan penunjukan pad a waktu rnenqadakan hubungan surat menyurat.

· Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.

· Memudahkan kepada petugas kearsipan dafam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifatjenis surat untuk penyirnpanan.

· Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (balan maupun tahun).

4. Lampiran

Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut.

· Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.

· Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.

· Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut sudah tersedia.

5. Hal atau Perihal

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soa! atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai berikut:

· Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.

· Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.

· Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal: Jadwal Ujian Sekolah

Hal dalam surat berguna sebagai berikut.

· Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.

· Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.

6.Penulisan Alamat pada Surat
Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut.

· Alamat Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.

1. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.

2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,

3. Penulisan alamat didahului kata kepada.

4. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

· Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.

1. Tidak didahului kata Kepada.

2. Menggunakan kata Yth.

3. Menggunakan unit kerja.

4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

· Cap Surat atau Stempel Surat: Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupunsurat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara" secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jianqan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

Catatan:

· Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah menurut kebiasaan.

· Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

8. Isi Surat

Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut.

· Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk menqantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat.

· Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka, misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beri tahukan bahwa....

· Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri tahukan bahwa....

· Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli 2013, dengan ini diberitahukan bahwa

· Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut. .

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika menuis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

· Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.

· Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.

· Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.

· Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-sinqkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.

· Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.

· Sedapat-dapatnya menghindari prnenggunaari kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada padanannya dalam bahasa Insonesia

· Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.

· Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.

· Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul,

9. Penutup Surat

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup surat sesuai dengan isinya berikut ini. "

· Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

· Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

· Untuk menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya; Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus.

· Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya; Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti penggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

10. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.

· Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).

· Tanda tangan.

· Nama terang.

· Nomor Induk Penduduk (NIP).

11. Tembusan

Tembusan adalah salinan-salinan surat yang'dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri.

12. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).

· Bahasa Baku:Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.

· Bahasa Efektif:Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.

1. Sederhana:Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai kata-kata yang biasa dan lazim.

2. Ringkas:Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dlpahaml.sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.

3. Jelas:Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak menimbulkan salah paham.

4. Sopan:Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapatdicapai denqan beberapa misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus, Menggunakan kata sapaan atau kata ganti, Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).

5. Menarik:Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi dapat digunakan:Kalimat bervariasi, Paragraf Induktif, dan Gaya bahasa.

ii. Surat Pribadi

Bagian-bagian Surat Pridai
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim

D. Contoh Surat

Surat Dinas