ENGLISH BUSINESS 2 “SOFTSKILL’S FIRST ASSIGNMENT”

ENGLISH BUSINESS 2

“SOFTSKILL’S FIRST ASSIGNMENT”

NAME             :           RIVALNO

CLASS              :           3EB12

NPM                :           26212494

MEMO

In English

MEMO

What is a memo?

A memo or memorandum is:

o   a hard-copy (sent on paper) document

o   used for communicating inside an organization

o   usually short

o   contains To, From, Date, Subject Headings and Message sections

o   Does not need to be signed, but sometimes has the sender's name at the bottom to be more friendly, or the sender's full name to be more formal. If in doubt, follow your company style.

Why Write Memos?

Memos are useful in situations where e-mails or text messages are not suitable. For example, if you are sending an object, such as a book or a paper that needs to be signed, through internal office mail, you can use a memo as a covering note to explain what the receiver should do.

How to write a memo

Memos should have the following sections and content:

1.      A 'To' section containing the name of the receiver. For informal memos, the receiver's given name; e.g. 'To: Andy' is enough. For more formal memos, use the receiver's full name. If the receiver is in another department, use the full name and the department name. It is usually not necessary to use Mr., Mrs., Miss or Ms unless the memo is very formal.

2.      A 'From' section containing the name of the sender. For informal memos, the sender's other name; e.g. 'From: Bill' is enough. For more formal memos, use the sender's full name. If the receiver is in another department, use the full name and the department name. It is usually not necessary to use Mr., Mrs., Miss or Ms unless the memo is very formal.

3.      A 'Date' section. To avoid confusion between the British and American date systems, write  
         the month as a word or an abbreviation; e.g. 'January' or 'Jan'.

4.      A Subject Heading.

5.      The message.
Unless the memo is a brief note, a well-organized memo message should contain the following sections:

a.       Situation - an Introduction or the purpose of the memo

b.      Problem (optional) - for example: "Since the move to the new office in Kowloon Bay, staff has difficulty in finding a nearby place to buy lunch."

c.       Solution (optional) - for example: "Providing a microwave oven in the pantry would enable staff to bring in their own lunchboxes and reheat their food."

d.      Action - this may be the same as the solution, or be the part of the solution that the receiver needs to carry out; e.g. "we would appreciate it if you could authorize up to $3,000"

e.       Politeness - to avoid the receiver refusing to take the action you want, it is important to end with a polite expression; e.g. "Once again, thank you for your support.", or more informally "Thanks". 

6.      Signature
this is optional.

IN. BAHASA INDONESIA 

MEMO

Apa itu memo?

Sebuah memo atau memorandum adalah:

o   hard-copy (dikirim pada kertas) dokumen

o    digunakan untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi

o   biasanya pendek

o   mengandung Untuk, Dari, Tanggal, Pos Subyek dan bagian Pesan

o   Tidak perlu ditandatangani, tapi kadang-kadang memiliki nama pengirim di bagian bawah untuk menjadi lebih ramah, atau nama lengkap pengirim untuk menjadi lebih formal. Jika ragu, ikuti gaya perusahaan Anda.

Mengapa menulis memo?

Memo berguna dalam situasi di mana e-mail atau pesan teks yang tidak cocok. Misalnya, jika Anda mengirim suatu objek, seperti buku atau kertas yang perlu ditandatangani, melalui surat internal kantor, Anda dapat menggunakan memo sebagai catatan penutup untuk menjelaskan apa yang penerima harus melakukan.

Bagaimana menulis memo?

Memo harus memiliki bagian dan isi sebagai berikut:

1.      Bagian “untuk” yang berisi nama penerima. Untuk memo resmi, diberi nama penerima; misalnya 'Untuk: Andy' cukup. Untuk lebih memo formal, gunakan nama lengkap penerima. Jika penerima adalah di departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Miss atau Ms kecuali memo sangat formal.

2.      Bagian “dari” yang berisi nama pengirim. Untuk memo resmi, pengirim nama lain; misalnya 'Dari: Bill' cukup. Untuk lebih memo formal, gunakan nama lengkap pengirim. Jika penerima adalah di departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Miss atau Ms kecuali memo sangat formal.

3.      Bagian “tanggal". Untuk menghindari kekeliruan antara sistem tanggal Inggris dan Amerika, menulis bulan sebagai kata atau singkatan; misalnya 'Januari' atau 'Jan'. 

4.      Subject.

5.      Pesan.
Kecuali memo adalah catatan singkat, pesan memo terorganisir harus berisi bagian berikut:

a.        Situasi - Pengantar atau tujuan memo

b.      Masalah (opsional) - misalnya: "Sejak pindah ke kantor baru di Kowloon Bay, staf memiliki kesulitan dalam mencari tempat terdekat untuk membeli makan siang."

c.       Solusi (opsional) - misalnya: ". Menyediakan oven microwave di dapur akan memungkinkan staf untuk membawa kotak makan siang mereka sendiri dan panaskan makanan mereka"

d.      Aksi - ini mungkin sama dengan solusi, atau menjadi bagian dari solusi yang penerima harus melaksanakan; misalnya "Kami akan sangat menghargai jika Anda bisa mengotorisasi hingga $ 3.000"

e.       Kesopanan - untuk menghindari penerima menolak untuk mengambil tindakan yang Anda inginkan, penting untuk mengakhiri dengan ekspresi sopan; misalnya "Sekali lagi, terima kasih atas dukungan Anda.", Atau lebih informal "Terima kasih".

6.      Tanda tangan
ini adalah opsional.